دانشگاه علوم پزشکی قم
سوالات متداول مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه (اتوماسیون اداری)
1. چرا در پیگیری برخی از پیش‌نویس‌های ثبت شده شماره و تاریخ نامه مشاهده نمی‌شود؟
• به این دلیل در پیگیری برخی پیش‌نویس‌های ثبت شده در تب پیگیری شماره و تاریخ نامه مشاهده نمی‌شود که آن پیشنویس تبدیل به نامه داخلی شده است بنابراین در تب پیگیری شماره و تاریخ مشاهده نمی‌شود.
2. چطور می‌توان دسترسی‌های بایگانی را برای یک کاربر محدود کرد؟ بطوریکه کاربر فقط دسترسی به تعداد محدودی از پوشه‌های بایگانی داشته باشد؟
• برای محدود کردن این دسترسی دو کار باید انجام شود: 1- در قسمت مدیریت سیستم در ساختار سازمان در دسترسی‌های کارمندی تیک مربوط به «جستجو در نامه‌های بایگانی‌های در دسترس» را فعال کنیم. 2- با کلیک راست برر روی سمت در ساختار سازمان و انتخاب گزینه دسترسی بایگانی‌ها، تیک پوشه‌های مورد نظر را فعال کنیم. توجه داشته باشید که پوشه‌های بایگانی در نوار سمت راست منوی عمومی مکاتبات قابل محدود کردن نیست و در صورت داشتن دسترسی، کاربر تمام پوشه‌های موجود در بایگانی را مشاهده خواهد نمود.
3. چرا در قسمت ارسال پیشنویس گیرندگان نهایی نامه را نمی‌توان انتخاب کرد؟ و این قسمت غیرفعال می‌باشد؟
• برای فعال شدن این قسمت ابتدا باید امضا کننده نهایی نامه را انتخاب کرد. لازم به ذکر است که افراد نمایش داده شده در این قسمت بر حسب دسترسی‌های امضا کننده نامه نمایش داده می‌شوند. به طور مثال اگر فردی دسترسی ارسال نامه به خارج از سازمان را داشته باشد در این قسمت گزینه سایر و به تبع آن انتخاب شخص خارجی را مشاهده مینماید.
4. در چه صورتی پیوست برای گیرنده ارجاع نمایش داده نمی‌شود؟
• در صورتی که قبل از افزودن پیوست نوع نسخه ارجاعی به گیرنده را انتخاب کرده باشیم.
5. چرا برخی از کاربران که دسترسی امضای نامه را دارند حتی پس از اینکه نامه ثبت شده و شماره گرفته است می‌توانند آن را امضا نمایند؟
• این مورد به دلیل تیک خوردن گزینه‌های امضای نامه داخلی / دریافتی / ارسالی پس از ثبت می‌باشد. این گزینه در مرکز مدیریت و در قسمت تنظیمات عمومی مکاتبات وجود دارد. لازم به ذکر است این قسمت در مواردی استفاده می‌شود که فرد دارای حق امضا (مدیر) درخواست دارد که نامه‌ها را بعد از اینکه از دبیرخانه شماره گرفتند امضا نمایند.
6. در صورت عدم مشاهده پوشه‌های بایگانی ساخته شده در هنگام ثبت نامه چه باید کرد؟
• یکی از این احتمالات وجود دارد: 1-با محدود کردن دسترسی کاربر به برخی از پوشه‌ها این مورد مشاهده شده‌است. 2- تیک مربوط به انتخاب نوع پوشه در پنجره تعریف ساختار بایگانی نخورده باشد. 3- پوشه‌های بایگانی در دبیرخانه دیگر تعریف شده باشد و کاربر به آنها دسترسی نداشته باشد.
7. چرا در هنگام انتخاب گیرندگان در پنجره ارجاع نامه‌ها امکان جستجوی نام افراد برای انتخاب گیرنده ارجاع وجود ندارد؟
• درصورتیکه در تنظیمات عمومی پیش خوانی اطلاعات در لیست گیرندگان کمتر از 100 آیتم انتخاب شده باشد و کاربر مورد نظر در گروه کارمندی خود بیش از 100 نفر را داشته باشد این مورد مشاهده می گردد. این امکان به دلیل جلوگیری از بارگذاری بیش از حد پنجره ارجاع در هنگام یازشدن که منجر به کندی آن می گردید به سیستم اضافه شده است.
8. چرا در برخی از پیش‌نویس‌ها قابلیت ویرایش و تبدیل به نامه درانتظار وجود دارد و در برخی دیگر این امکان موجود نمی‌باشد؟
• به این علت برخی از پیش‌نویس‌ها تبدیل به نامه در انتظار نمی‌شود که در تنظیمات عمومی مرکز مدیریت گزینه «تبدیل مجدد پیشنویس به نامه در انتظار» انتخاب نشده و درچنین شرایطی در مورد پیش‌نویس‌های ثبت شده‌ای که می‌توان آنها را تبدیل به در انتظار کرد به این علت است که آن پیشنویس تبدیل به نامه داخلی شده‌است.
9. گیرندگان قدیمی در پنجره ارجاع نامه چه افرادی هستند؟
• کسانی که نامه قبلا به آنها ارجاع و یا ارسال شده است.
10. نامه‌ای که مختوم می‌شود در کدام قسمت می‌توان مشاهده کرد؟
• در منوی ابزار قسمت آرشیو نامه‌های شخصی
11. امکان انتخاب گیرنده‌نهایی نامه در پبشنویس غیر فعال می‌باشد؟
• زمانی امکان انتخاب گیرنده نهایی نامه در پیشنویس فعال میگردد که امضاء کننده نهایی نامه انتخاب شده باشد تا بر اساس دسترسی‌های آن گیرنده نهایی را انتخاب شود
12. برای بایگانی کردن نامه‌ها از طریق جستجو و گزارش گیری بر روی راست کلیک روی نامه چه دسترسی باید داشت؟
• باید دسترسی ویرایش اطلاعات نامه دریافتی/ارسالی/داخلی به کاربر داده شود. در صورتیکه مدنظر ویرایش بایگانی های دبیرخانه‌های دیگر باشد لازم است که کاربر دسترسی «ویرایش بایگانی‌های سایر دبیرخانه‌ها» را داشته باشد.
13. چرا در قسمت جستجو و گزارش گیری با کلیک بر روی علامت drop down عبارت «هیچ موردی یافت نشد» نمایش داده می‌شود؟
• زیرا در این قسمت هیچ حرفی تایپ نشده‌است. لازم به ذکر است که حتماً باید یک حرف در فیلد مورد نظر تایپ شود تا لیست افراد مرتبط را نمایش دهد.
14. برای باز کردن یک لینک در متن پیام چه باید کرد که لینک مورد نظر در یک صفحه IE به طور جداگانه باز شود؟
• باید با نگاه داشتن کلید Ctrl روی لینک مورد نظر کلیک کرد.
15. چرا در برخی از مواقع شرح ارجاع تایپ شده و یا پیوست برای فرد گیرنده ارجاع فرستاده نمی‌شود؟
• زیرا بعد از انتخاب فرد مورد نظر کلید اصل/ رونوشت/ رونوشت مخفی را انتخاب کرده، سپس شرح ارجاع را نوشته و یا پیوست را اضافه نموده‌اند. باید دقت نمود که مراحل ارجاع نامه به ترتیب انتخاب گیرنده، درج شرح ارجاع و سپس انتخاب نوع گیرنده مدنظر قرار گیرد.
16. چرا پیشنویس دریافتی را نمی‌توان ویرایش کرد؟
• زیرا ابتدا باید گزینه ارجاع و یا پاسخ و.. را انتخاب نمود سپس بعد از مشخص شده مقصد پیشنویس اقدام به ویرایش آن نمود.
17. چرا کاربر امکان دیدن نامه‌های عادی را در کارتابلش ندارد؟
• در ساختار سازمان و در قسمت دسترسی‌های نامه‌ها گزینه مربوطه انتخاب نشده است.
18. چرا روی نامه‌ای مهلت گذاشته‌اند اما لغو نمی‌شود و یادآوری آن تکرار میگردد؟
• ابتدا باید مشاهده مرجع را زده و سپس نامه را از آنجا ارجاع یا اختتام زد.
19. پیشنویسی برای دبیرخانه در انتظار شده ولی نمیتوانند آن را عودت بزنند.چرا؟
• زیرا فرآیند ثبت مستقیم نامه در انتظار انجام شده است وامکان عودت در این حالت فعال نمی‌باشد.
20. هنگامی که کاربری در هنگام ویرایش فایل متن یا پیشنویس از print preview استفاده کند و بعد گزینه close preview را بزند heder و bookmark و box تاریخ و شماره از بین میرود و از این به بعد این کاربر بر روی این دستگاه نامه‌ها را بدون موارد ذکر شده مشاهده میکند
• در چنین مواقعی با بازکردن یک word خارج از نرم‌افزار دیدگاه و insert کردن یک TextBox در آن و بازکردن مجدد دیدگاه مورد برطرف میگردد.
21. با توجه به اینکه تمام تنظیمات دستگاه کاربری انجام شده است ولی box تاریخ و شماره را در نامه‌ها مشاهده نمی‌کنند.چرا؟
• باید wordدستگاه را باز کرده یک texbox روی آن ساخته و save کنند،مجدداً دیدگاه را باز کرده ،
22. با اینکه کاربر دسترسی بایگانی نامه‌ها را دارد ولی در جستجووگزارش‌گیری در هنگام بایگانی کردن نامه، امکان بایگانی در نامه‌های بخصوصی را ندارد
• در قسمت ساختار بایگانی، تیک مربوط به نامه‌های ارسالی یا داخلی یا دریافتی آن پوشه زده نشده است.
23. کاربر از کجا باید بفهمد که نامه در کدام پوشه در کارتابلش می‌باشد؟
• در آرشیو نامه‌های شخصی اگر موس را روی نامه نگه دارد معلوم مینماید که نامه در کدام پوشه در کارتابلش قرار دارد
24. کاربری دارای دو سمت است ولی در هنگام ثبت نامه داخلی دبیرخانه و اندیکاتور یکی از سمت‌ها را مشاهده نمی‌کند.چرا؟
• باید در تنظیمات شخصی سمت پیش‌فرض را روی سمتی قرار دهند که آن دبرخانه و اندیکاتور مشخص در آن قرار دارد
25. چرا در قسمت گیرندگان نهایی در پنجره ارسال پیشنویس tab سایر دیده نمی‌شود؟
• در صورتیکه امضاءکننده نامه دسترسی «ثبت نامه به شخص خارجی» را نداشته باشد این مورد مشاهده میگردد.
26. چرا پنجره یادآوری باز نمی‌شود؟
• به دلیل اینکه در قسمت تنظیمات شخصی تیک مربوط به نمایش خودکار یادآوری فعال نمی‌باشد.
27. در آرشیو نامه‌های شخصی چگونه می‌توان فهمید نامه در کدام زیر پوشه قرار دارد؟
• با نگهداشتن موس بر روی نامه در پنجره آرشیو نامه‌های شخصی محل قرارگرفتن نامه در کارتابل نمایش داده می‌شود.
